ในการประกอบกิจการ เอกสารที่สำคัญๆ ในการประกอบกิจการก็มีมากมายเช่น ใบเสนอราคา (Quotation), ใบส่งของ (Delivery Order), ใบกำกับภาษา (Tax Invoice), ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เป็นต้น ซึ่งเอกสารก็จะแตกต่างกันไปในแต่ละกิจการ
Invoice หรือ ใบแจ้งหนี้ หรือเรียกอีกอย่างว่าใบวางบิล ถือเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่สำคัญทางธุรกิจอย่างหนึ่ง โดยเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการยืนยันการเรียกเก็บเงินที่กิจการออกให้แก่ลูกค้า หรือคู่ค้าเพื่อให้ดำเนินการจ่ายเงินตามรายละเอียดที่ระบุไว้บน Invoice นั่นเอง ซึ่งรายละเอียดหลักๆ บน Invoice ก็จะประกอบด้วย
1. ข้อมูลของฝ่ายผู้ประกอบการ เช่น
1.1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
1.2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
1.3. ข้อมูลสำหรับติดต่อ
1.4. เลขที่ Invoice
1.5. ลายเซ็นผู้ออกใบวางบิล และวันที่ที่ออกเอกสาร
2. ข้อมูลของลูกค้า/ คู่ค้า (ผู้รับใบ Invoice)
2.1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
2.2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
2.3. รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ และยอดรวม
2.4. วันครบกำหนดชำระเงิน เครดิตทางการค้า (Credit term)
2.5. ลายเซ็นผู้รับ Invoice และวันที่ที่รับเอกสาร
นอกจากความสำคัญของ Invoice ในการเป็นเอกสารทางธุรกิจแล้ว Invoice ยังถือเป็น Asset หรือทรัพย์สินอย่างหนึ่งของกิจการอีกด้วย Invoice หรือใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ออกเพื่อแจ้งยอดหนี้ค้างชำระให้แก่ลูกหนี้หรือลูกค้า ตลอดจนคู่ค้าที่มีการซื้อขายสินค้าและบริการไปแล้วนั่นเอง หมายความว่า การที่กิจการออกใบ Invoice ก็เสมือนกิจการได้มีการรับรู้ลูกหนี้และรายได้ไปแล้ว โดยจะมีการบันทึกลงในบัญชีลูกหนี้การค้า (ในหมวดสินทรัพย์(Assets)) และรายได้ (ในหมวดรายได้ (Revenue)) ที่สำคัญ หลายๆ กิจการมีสัดส่วนของ “ลูกหนี้การค้า” มากเป็นอันดับต้นๆ เมื่อเทียบกับทรัพย์สินอื่นๆ ด้วยซ้ำไป
กิจการบางกิจการมีการให้ เครดิตทางการค้า หรือ Credit term ลูกค้าและคู่ค้านานถึง 120 วัน ซึ่งบางกิจการก็อาจมีเครดิตการค้าได้ตั้งแต่ 10-15 วัน, 30 วัน, 45 วัน, 60 วัน, 90 วัน เป็นต้น ซึ่งก็แล้วแต่นโยบายของบริษัท รวมไปถึงความน่าเชื่อถือและอำนาจการต่อรองของลูกค้าหรือคู่ค้านั้นๆ นั่นเอง
และในเมื่อมีการให้เครดิตการค้า ก็หมายความว่ากิจการจะยังไม่ได้รับเงินทันทีเมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการออกไป ทำให้บางครั้งกิจการที่มีการให้เครดิตการค้า เกิดการขาดสภาพคล่อง เพราะกว่าที่ลูกหนี้การค้า จะแปลงมาเป็นเงินสด ก็อาจจะต้องรอจนกว่าครบกำหนดเครดิตการค้าที่ได้ให้ไว้แก่ลูกหนี้และคู่ค้านั่นเอง
ด้วยเหตุนี้เอง กิจการที่อาจเกิดการขาดสภาพคล่องในด้านเงินทุน ก็อาจใช้ Invoice ซึ่งถือเป็นหนึ่งในทรัพย์สินของ บริษัทมาใช้เพื่อการจัดหาแหล่งเงินทุนได้อีกทางหนึ่งด้วย หรือที่เรียกว่า Invoice Financing โดยเป็นหนึ่งในการกู้ยืมเงินทุนจำพวก Assets Based Financing หรือการกู้ยืมเงินโดยมีหลักทรัพย์ค้ำประกัน (Collateral) และในที่นี้หมายถึง Invoice นั่นเองซึ่งข้อดีของการกู้ยืมเงินลักษณะนี้คือ ผู้กู้จะได้รับวงเงินที่สูงขึ้นและสามารถกู้ยืมเงินได้ดอกเบี้ยต่ำกว่าการกู้แบบไม่มีหลักทรัพย์ค้ำประกันนั่นเอง โดย Invoice Financing ยังถือว่ามีประโยชน์ต่อกิจการที่ไม่มีทรัพย์สินจำพวก ที่ดิน รถ เครื่องจักร หรืออาคาร ในการใช้ค้ำประกัน ก็สามารถนำ Invoice มาใช้ให้เกิดประโยชน์ เพื่อนำสภาพคล่องกลับคืนสู่กิจการได้อีกด้วย